Knowledge management стал трендом: что это и почему не популярно в России

Что такое knowledge management

Knowledge management — это система управления знаниями в компании. Она необходима для того, чтобы знания, которые компания ежедневно и ежеминутно набирает, не оседали в головах только у одного человека или какого-то отдела, а оставались в общем доступе и передавались дальше. Таким образом, чтобы компания не зависела от одного человека, который все знает, или группы людей, которые все знают. А также чтобы новые сотрудники быстрее вникали в то, что происходит, чтобы они понимали, какая была история у любого проекта или у любой задачи, с чем уже сталкивались, какие наработки в компании есть.

По сути, системе knowledge management уже много лет. Просто AI как инструмент кардинально поменял возможности, которые есть у компаний для усиления такой стратегии. Как проходит обычно интервью человека на позицию, например, маркетинг-директора? Сначала его собеседует рекрутер внутри компании, потом — HR-директор, потом — какие-то курирующие, управленцы внутри организации. И дальше, предположим, наступает очередь четвертого собеседующего. Какую информацию передали ему про предыдущие три интервью? Вася сказал, что он классный, Оля посмотрела и сказала «Есть риск, что он не впишется», а Сережа просто не понял, зачем этот новый сотрудник нужен. И это все комментарии. Но совсем другое дело, когда вы видите, что есть эксплицитные комментарии рекрутеров: где учился, работал, почему пришел туда, почему пришел сюда, все важные базовые вещи. Потом, например, саммари интервью второго человека, где есть разговор про компетенции, hard skills, soft skills. То же самое с третьим про ценности. То есть это способ не играть бесконечно в испорченный телефон.

Зачем нужен knowledge management

Во-первых, чтобы качество информации было высоким. Во-вторых, чтобы мы повысили скорость принятия решения. Потому что если мы обладаем понятной информацией, на том же четвертом интервью можно поговорить с человеком не час, а 20 минут. Потому что по итогам того, что вы прочитали ранее из саммари коллег, осталось три вопроса. Не нужно задавать все и тратить свое время и время кандидата.

Как в этом теперь помогает искусственный интеллект? Система knowledge management больше всего и правильнее всего работает в моменты, когда мы говорим о приходе новых сотрудников. Кто такой новичок? Это человек, которому нужно максимально быстро въехать в среду: как здесь все устроено, как работает на уровне формальных вещей: куда ходить, что делать, как согласовывать, какие проекты ключевые и так далее. И на уровне неформальных вещей: кто, за что, как, какие неформальные правила внутри и так далее. Если у нас эта информация как-то, каким-то образом сохранена и структурирована, то у новичка есть шанс быстрее эту «долину смерти» начальную пройти.

Как это было раньше? Был набор разрозненных знаний, в худшем случае папка на диске с разными протоколами, методичками и так далее, которые нужно прочитать, изучить, все сделать. Если все это в определенную систему загружено, можно человеческим языком задать вопрос: «А кто у нас в компании подписывает отпуска, и какой у нас процесс?» И сразу получить ответ. Или: «Какая история отношений у нас с компанией Х?» И снова выдается понятный ответ.

Если в компанию нанимают, допустим, того же директора по маркетингу. Без вот этой системы его процесс адаптации в компании занимает от трех до девяти месяцев. За это время человек выходит на максимальную проектную мощность: понимает, как его опыт и его знания, его предыдущие все наработки встраиваются в существующую систему. Когда knowledge management будет работать на достаточно высоком уровне, этот срок можно сократить примерно в два раза.

Если раньше новый сотрудник на то, чтобы узнать, у кого что согласовывать, потратил бы полчаса времени, то с knowledge management с ИИ он получит довольно верифицированную информацию за три секунды. И вот он уже 30 минут своего времени может инвестировать в другую задачу. Из таких мелочей и вырабатывается то, что он в целом сократил. Знаете, есть такое выражение «девять женщин не родят ребенка за месяц»? Нельзя интегрироваться в компанию за две недели. Но те вещи, которые можно сократить, AI может сократить.

На рынке сейчас заметен большой запрос на использование инструментов искусственного интеллекта. Но пока компании не внедряют это, потому что очень серьезно переживают на тему конфиденциальности. И поэтому пока knowledge management в России, конечно, хромает.